Reuniões Intermináveis e como acabar com isso

Por que falar sobre isso?

Gosto sempre de contextualizar para você entender por que trago esses temas e como é que eles podem te beneficiar. Se você trabalha solo e tem prestadores de serviço, certamente isso acontece com você. E se você trabalha dentro de uma empresa e tem relação com outros departamentos ou com clientes, isso também acontece com você.

Este conteúdo é para você que quer parar de perder tempo e energia em reuniões mal conduzidas.

Os principais erros em reuniões (e como evitá-los)

1. Não dimensionar corretamente o tempo da reunião

• As pessoas pegam qualquer slot da agenda sem refletir: o tempo é suficiente para a pauta?

• Marcam 30 minutos para tratar 5 assuntos.

• Resultado: outra reunião é agendada para finalizar o que não foi resolvido.

Pergunta-chave: Esse assunto é complexo? Quantas pessoas estarão envolvidas?

2. Reunião que poderia ser um e-mail

• Quando o objetivo é apenas comunicar informação, envie um e-mail.

• Reuniões são para debate, tomada de decisão e alinhamento entre partes.

"Essa reunião poderia ter sido um e-mail" não é meme, é sintoma de má gestão de tempo.

3. Pessoas erradas (ou ausentes) na reunião

• Quem precisa estar presente?

• Se faltar alguém essencial, será necessário: resumir, enviar e-mail, ou marcar nova reunião.

Dica: Sempre pense: "Quem são os decisores e executores desse assunto?"

4. Falta de pauta e objetivo

• "Preciso falar com você" não é motivo suficiente para agendar uma reunião.

• Antes de marcar, defina:

  • Qual o assunto?

  • Qual o objetivo?

  • Quais os resultados esperados?

Use o método ACDA: Acolhimento, Clareza, Direção e Ação.

5. Falta de foco durante a reunião

• Pessoas se alongam demais em assuntos não prioritários.

• Uma fala de 10 minutos compromete a pauta total.

Solução: Defina tempo de fala, dê espaço sem perder a direção.

Como preparar (de verdade) uma reunião produtiva

1. Briefing antecipado

• Avise as pessoas sobre o que esperar.

• Peça para trazerem dados, análises ou opiniões prévias.

2. Documentação clara (e automatizada)

• Grave a reunião.

• Use ferramentas de IA para transcrição e geração de plano de ação.

3. Pense nos diferentes perfis de aprendizagem

• Visuais: slides, mapas mentais, post-its.

• Auditivos: áudios, leitura em voz alta.

• Sinestésicos: dinâmicas presenciais, materiais de apoio.

E no digital? Algumas regrinhas básicas

1. Câmera ligada é obrigatória

• Linguagem corporal cria vínculo e confiança.

• Sem olhar nos olhos, não há conexão.

2. Vista-se como profissional (mesmo que de casa)

• Seu cérebro precisa entender que você está trabalhando.

• Arrume-se minimamente para ativar o foco.

O que uma boa reunião precisa ter:

1. Pauta clara e comunicada previamente

2. Pessoas certas presentes

3. Tempo adequado e bem distribuído

4. Espaço para escuta e debate com foco

5. Registros e plano de ação ao final

6. Deadline para cada tarefa e responsáveis definidos

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